De Verklaring Arbeidsrelatie

De Verklaring Arbeidsrelatie (kortweg meestal VAR genoemd) geeft zekerheid aan opdrachtgevers over het inhouden en afdragen van loonheffingen indien een freelancer of zelfstandige zonder personeel (ZZP-er) wordt ingehuurd. Er kan dan namelijk onduidelijkheid bestaan over de vraag of de opdrachtgever loonheffingen moet inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. In ons speciale artikel over de beoordeling dienstbetrekking kunt u meer lezen over deze problematiek.
Is de ingehuurde freelancer of ZZP-er een zelfstandig ondernemer, dan hoeft de opdrachtgever geen loonbelasting en sociale premies in te houden. Door het verstrekken van een Verklaring Arbeidsrelatie geeft de ingehuurde freelancer zekerheid over zijn zelfstandigheid, waardoor de inhurende partij zeker weet niet achteraf geconfronteerd te kunnen worden, bijvoorbeeld bij een looncontrole, met moeilijke discussies met de Belastingdienst over al dan niet toch inhoudingsplicht.
In dit artikel zullen we trachten de ins en outs van de Verklaring Arbeidsrelatie begrijpelijk voor u op een rijtje te zetten.

Wie kan een VAR aanvragen en voor welke activiteiten?
Een verklaring arbeidsrelatie kan worden aangevraagd voor werkzaamheden die de aanvrager zelf uitvoert voor een of meerdere opdrachtgevers. Een VAR kan dus niet aangevraagd worden voor handelsactiviteiten, zoals het in- en verkopen van goederen.
De verklaring arbeidsrelatie moet worden aangevraagd voor alle werkzaamheden van dezelfde soort. Een zelfstandig hovenier die bijvoorbeeld tevens timmerwerkzaamheden verricht, moet 2 verklaringen arbeidsrelatie aanvragen. Een opdrachtgever die hem inhuurt voor timmerwerkzaamheden en alleen een VAR in zijn boekhouding heeft die is afgegeven voor hovenierswerkzaamheden loopt het risico op problemen achteraf.

Hoe en wanneer kan een VAR worden aangevraagd?
De verklaring arbeidsrelatie kan op papier worden aangevraagd d.m.v. een formulier dat gedownload kan worden van de site van de Belastingdienst. Op het betreffende formulier staat het adres waarheen het gezonden moet worden.
De VAR kan ook elektronisch worden aangevraagd via de site van de Belastingdienst met het formulier Aanvraag Verklaring Arbeidsrelatie. Het formulier kan online worden ingevuld en daarna meteen elektronisch verzonden met behulp van DigiD.
Heeft de betrokkene reeds eerder als ondernemer elektronisch aangifte gedaan voor de inkomstenbelasting, dan kan men het formulier ook vinden op het beveiligde gedeelte van de internetsite.
Voor een lopend kalenderjaar kan de VAR gedurende het gehele jaar worden aangevraagd. Vanaf 1 september kan de VAR voor het volgende kalenderjaar worden aangevraagd. Voor verstreken jaren wordt geen VAR meer afgegeven.
De verklaring arbeidsrelatie wordt veelal binnen 5 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag afgegeven. In principe moet hij uiterlijk binnen 8 weken worden afgegeven. Als het nodig is, kan de Belastingdienst om meer informatie vragen na de ontvangst van het aanvraagformulier.

Een VAR wordt automatisch verstrekt als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

De ondernemer heeft de afgelopen 3 jaar een VAR aangevraagd.
Die VAR is steeds voor hetzelfde soort werk aangevraagd.
Het werk is onder vergelijkbare omstandigheden uitgevoerd.
Er is steeds eenzelfde VAR verkregen. (Zie hierna voor de verschillende soorten VAR.)
De VAR’s zijn in de tussentijd niet herzien door de Belastingdienst.

De automatisch verstrekte verklaring arbeidsrelatie voor het volgende kalenderjaar moet uiterlijk half september van het lopende jaar ontvangen zijn. Indien men de VAR niet automatisch ontvangt, dan voldoet men blijkbaar niet aan de voorwaarden en zal zelf een VAR aangevraagd moeten worden.

Welke soorten verklaring arbeidsrelatie kunnen er worden afgegeven?
Op basis van de verstrekte gegevens op het aanvraagformulier en de eventueel aanvullend ingewonnen informatie kan de Belastingdienst 4 verschillende verklaringen arbeidsrelatie afgeven.

VAR loon uit dienstbetrekking (VAR-loon)
Als de Belastingdienst deze VAR heeft afgegeven, dan biedt deze opdrachtgevers geen zekerheid over de vraag of zij loonheffingen moeten inhouden en afdragen. De opdrachtgever zal zelf moeten toetsen of er sprake is van een (al dan niet fictieve) dienstbetrekking. Worden er geen loonheffingen afgedragen, dan loopt men het risico dat de Belastingdienst achteraf wel een (fictieve) dienstbetrekking constateert, met alle (inhoudings)gevolgen van dien.

VAR resultaat uit overige werkzaamheden (VAR-row)
Als deze VAR is afgegeven, dan geldt hetzelfde verhaal als beschreven is bij de VAR-loon.

VAR winst uit onderneming (VAR-wuo)
Als in de VAR staat dat de inkomsten worden aangemerkt als winst uit onderneming, dan heeft men de zekerheid dat de opdrachtgever over de beloning geen loonbelasting en sociale premies hoeft in te houden en af te dragen. Daarbij gelden wel de volgende voorwaarden:

De omschrijving van de werkzaamheden in de VAR komt inhoudelijk overeen met de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden.
De werkzaamheden worden verricht binnen de geldigheidsduur van de VAR.
De opdrachtgever heeft de identiteit van de ondernemer vastgesteld.
De opdrachtgever bewaart een kopie van de verklaring arbeidsrelatie en van een geldig identiteitsbewijs bij zijn administratie.

Let op: bij misbruik of oneigenlijk gebruik van de VAR kan de Belastingdienst eventueel wel naheffen bij de opdrachtgever. Er blijkt namelijk steeds meer gebruik gemaakt te worden van vervalste VAR’s. Als het de opdrachtgever duidelijk had moeten zijn dat hij te maken had met een dergelijke vervalste verklaring arbeidsrelatie, dan is hij niet te goeder trouw en kan de Belastingdienst toch bij hem aankloppen voor de niet betaalde loonbelasting en sociale premies. Wil de opdrachtgever ieder risico uitsluiten, dan kan hij de verstrekte VAR tijdens kantooruren controleren op een speciaal telefoonnummer van het Landelijk Coördinatiepunt VAR: 088-1511000. De Belastingdienst controleert of de combinatie BSN-VAR klopt. (BSN staat voor burgerservicenummer, hetgeen vroeger sofi-nummer genoemd werd.)

VAR inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van een vennootschap(VAR-dga)
Deze verklaring arbeidsrelatie wordt aangevraagd/afgegeven in situaties waarin de dienstverlener werkt vanuit een eigen BV. Dezelfde rechtsgevolgen en voorwaarden gelden als beschreven bij de VAR-wuo.

Wanneer wordt een VAR-wuo of VAR-dga afgegeven?
Om te bepalen of er sprake is van (voldoende) zelfstandig ondernemerschap, let de Belastingdienst vooral op de volgende punten:

Is de freelancer/ZZP-er verplicht aanwijzingen van de opdrachtgever(s) op te volgen?
Wordt hij doorbetaald tijdens ziekte of vakantie?
Maakt men winst en zo ja, hoeveel?
Hoe zelfstandig is de onderneming?
Beschikt de dienstverlener over kapitaal (in de vorm van geld of goederen)?
Hoeveel tijd steekt hij in de onderneming?
Wat is de omvang (in tijd en geld) van de werkzaamheden?
Hoeveel klanten heeft de onderneming?
Hoe maakt men de ondermeming bekend naar buiten?
Loopt men ondernemersrisico?
Is men aansprakelijk voor alle schulden van de onderneming?

De Belastingdienst kijkt of deze punten relevant zijn voor de werkzaamheden en beoordeelt het aanvraagformulier in zijn geheel. Daarbij kijkt men ook naar de onderlinge samenhang van de antwoorden. Is de aanvrager het niet eens met de afgegeven verklaring arbeidsrelatie, dan kan bezwaar gemaakt worden. Op de afgegeven VAR staat hoe en bij wie dat moet gebeuren. Is men het niet eens met de uitspraak op het bezwaar, dan kan men het oordeel van de Belastingdienst ook nog voorleggen aan de rechter d.m.v. een beroepsprocedure. In de uitspraak op het bezwaar staat hoe men daartoe dient te handelen.

Hoe lang is de VAR geldig?
Een verklaring arbeidsrelatie is maximaal één kalenderjaar geldig, van 1 januari tot en met 31 december. Als de activiteiten in de loop van het jaar gestart worden, dan is de VAR geldig vanaf de startdatum tot en met het einde van het desbetreffende kalenderjaar.
Als een opdracht is overeengekomen vóór 1 november en begint op of doorloopt na 1 januari van het volgende jaar, dan blijft de VAR geldig tot het eind van deze opdracht, maar nooit langer dan tot 31 december van het nieuwe jaar. Deze langere geldigheidsduur geldt alleen voor de opdracht die vóór 1 november is overeengekomen en dus niet voor andere opdrachten. De langere geldigheidsduur geldt ook niet als de opdracht vóór 1 november is overeengekomen maar op het moment van overeenkomen al de VAR voor het nieuwe kalenderjaar is ontvangen. In dat geval geldt vanaf 1 januari van het nieuwe jaar voor die opdracht de verklaring arbeidsrelatie voor dat nieuwe jaar.

Beoordeling bij de aangifte inkomstenbelasting
Bij de behandeling van de aangifte inkomstenbelasting van de ZZP-er beoordeelt de Belastingdienst de daadwerkelijke situatie achteraf. Het kan zijn dat de feiten en omstandigheden anders zijn dan aangegeven is in de aanvraag van de verklaring arbeidsrelatie. Men kan dan eventueel tot een ander oordeel komen, waardoor de inkomsten eventueel anders belast worden, dus bijvoorbeeld niet als winst uit onderneming (met alle fiscale voordelen die daar bij kunnen horen), maar als resultaat uit overige werkzaamheden.
Als de situatie anders beoordeeld wordt dan bij de aanvraag van de VAR, dan heeft dat geen gevolgen voor de opdrachtgevers, als er sprake was van een VAR-wuo of VAR-dga. Ook bij de ondernemer zelf leidt een ander oordeel niet tot naheffing van de premies voor de werknemersverzekeringen.

Hebt u opmerkingen na het lezen van dit artikel over de verklaring arbeidsrelatie? Stuur ons een e-mail via info@visservaneck.nl.
Meer weten over onze dienstverlening als administratiekantoor?
Terug naar onze homepagina? Voor meer artikelen klikt u hier.

Om de leesbaarheid van dit artikel over de verklaring arbeidsrelatie te bewaren zijn uiteraard alleen de hoofdpunten van de materie besproken kunnen worden. Aan de juistheid van het artikel hebben we veel aandacht besteed. Aansprakelijkheid voor de inhoud of voor handelen van derden op basis van de inhoud kan niet worden aanvaard. Het is niet toegestaan om (delen van) de inhoud van onze website te gebruiken, te vermenigvuldigen of te verspreiden anders dan door een link te plaatsen naar de betreffende pagina van onze website.
© Administratiekantoor Visser & van Eck BV Capelle a/d IJssel. Auteur: mr. L.C. van Trotsenburg.