De intermediaire vergoedingen van de werkkostenregeling

Intermediaire vergoedingen zijn vergoedingen voor bedragen die een werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet inzake:

zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan behoren;
zaken die tot het vermogen van het bedrijf behoren en die aan de werknemer ter beschikking worden gesteld;
kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer;
kosten die de werknemer maakt voor externe representatie van het bedrijf.

De werkgever kan deze bedragen onbelast vergoeden. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling.
Als de werkgever zaken die de werknemer heeft voorgeschoten daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er wel sprake zijn van loon.

Hierna volgt een vijftal voorbeelden betreffende intermediaire vergoedingen. Deze zijn ontleend aan de brochure van de Belastingdienst van juni 2010 over de werkkostenregeling.

Voorbeeld 1

Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een intermediaire vergoeding. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn intermediaire vergoedingen.

Voorbeeld 2

Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn intermediaire vergoedingen.

Voorbeeld 3

Uw accountmanager gaat uit eten met een klant. Het gaat aantoonbaar om een zakelijk etentje. Uw werknemer betaalt de rekening zelf en declareert deze later bij u. Hier is sprake van een intermediaire vergoeding en een gerichte vrijstelling:

- Het deel van de rekening voor de maaltijd van de klant kunt u belastingvrij vergoeden aan uw werknemer. Dit is een intermediaire vergoeding.

- Voor het deel van de rekening voor de maaltijd van uw accountmanager geldt een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten.

U kunt in dit geval dus de hele rekening onbelast vergoeden.

Voorbeeld 4

Uw werknemer declareert een rekening van een wegrestaurant. Op de rekening, die is gedateerd op een zaterdagavond, staan vier kindermenu's. Uw werknemer had geen zakelijke afspraak.

Als u de kosten aan uw werknemer vergoedt, is er geen sprake van een intermediaire vergoeding of van een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten, omdat het niet om een zakelijk etentje gaat. Afhankelijk van waar u voor hebt gekozen, belast u de vergoeding als loon of brengt u deze onder in de vrije ruimte.

Voorbeeld 5

U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk.

De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding van intermediaire kosten en dus onbelast. De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura. Dit is alleen een nihilwaardering bij een zakelijk gebruik van 90% of meer.

Naar ons artikel over de werkkostenregeling?
Meer weten over onze dienstverlening als administratiekantoor?
Naar onze homepagina? Voor meer artikelen klikt u hier.

Om de leesbaarheid van dit artikel over de intermediaire kosten van de werkkostenregeling te bewaren zijn uiteraard alleen de hoofdpunten van de materie besproken kunnen worden. Aan de juistheid van het artikel hebben we veel aandacht besteed. Aansprakelijkheid voor de inhoud of voor handelen van derden op basis van de inhoud kan niet worden aanvaard. Het is niet toegestaan om (delen van) de inhoud van onze website te gebruiken, te vermenigvuldigen of te verspreiden anders dan door een link te plaatsen naar de betreffende pagina van onze website.
© Administratiekantoor Visser & van Eck BV Capelle a/d IJssel. Auteur: mr. L.C. van Trotsenburg.